6 dicas para fazer uma reunião mais produtiva

Reuniões são parte do cotidiano da empresa, e com elas busca-se o alinhamento de propósitos que podem definir os rumos da organização. Contudo, há muitas reclamações sobre essa prática, que não são necessariamente infundadas: reuniões que consomem muito tempo poderiam ser mais assertivas, enquanto outros assuntos podem ser resolvidos com uma simples troca de e-mails. Você já passou por isso? Então, selecionamos 6 dicas para fazer suas reuniões ficarem mais produtivas. Leia o artigo que segue.

 

Como fazer uma reunião produtiva de fato?

Você já ouviu alguém dizer que gostaria de ter um dia com mais de 24 horas? São muitas as tarefas a fazer e compromissos a cumprir, especialmente no mundo empresarial. Se tempo é dinheiro, é necessário fazer uma boa gestão desse recurso, e isso inclui organizar reuniões mais assertivas.

Para isso, é necessário planejar esse encontro de modo a conseguir alcançar os objetivos buscados. Se esse é o seu desejo, seguem algumas sugestões:

– Defina a pauta: escolher o tema da reunião já é um filtro dos assuntos que devem ser tratados. Verifique se esse assunto pode ser resolvido de outra maneira (troca de e-mails, por exemplo) sem risco de mal-entendidos por falta de clareza na comunicação.

– Escolha as pessoas que vão participar: avise as pessoas diretamente relacionadas ao tema. É interessante, também, pedir a essas pessoas que já levem suas questões e observações relativas ao tema. Assim, todos os interessados poderão se preparar para uma participação relevante sobre o assunto.

– Estabeleça um objetivo para a reunião: reuniões sem um objetivo claro levam à perda de tempo. Qual é o problema a ser solucionado? O que espero dessa reunião? Qual a finalidade desse encontro? As respostas às estas questões podem gerar um direcionamento mais preciso para a realização da reunião.

– Defina o tempo de duração da reunião: de acordo com a quantidade de temas escolhidos, estabeleça um tempo razoável para cada pauta. Essa postura ajuda a guiar a reunião para o objetivo, evitando que assuntos aleatórios sejam discutidos sem necessidade.

– Escolha um espaço e um horário para a reunião: agendar o encontro em um lugar adequado e confortável faz diferença no ânimo dos participantes. Outro detalhe é o horário: reuniões na parte da manhã tendem a ser mais produtivas, pois é um momento em que todos estão mais descansados e podem contribuir com mais vontade e objetividade.

– Documente a reunião: após o término do encontro, documente a reunião com as seguintes informações: dia e hora, participantes, pauta, decisões e ações a serem tomadas. Disponibilize esse documento para os participantes, para que todos fiquem cientes e para diminuir falhas de comunicação.

Que reuniões são necessárias para o bom andamento de uma empresa, todos sabem. No entanto, essa prática pode ser mal utilizada, caso falte planejamento e gestão. Mas é possível fazer reuniões produtivas, definindo pauta, pessoas, objetivos e tempo para a reunião. Também é importante saber reservar o local e o horário apropriados, além de documentar o encontro. Agora que leu sobre 6 dicas para fazer uma reunião mais produtiva, você pode aprimorar essa prática em seu ambiente de trabalho, levando sua equipe a melhores resultados.

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