Como tornar as reuniões a distância mais produtivas?

Cada vez mais empresas adotam o regime de home office e, com isso, reuniões a distância são a forma mais eficiente de alinhar propósitos e dar andamento a projetos. Elas também podem acontecer quando é preciso interagir com parceiros de negócio, sejam clientes ou fornecedores, que estão em outros lugares.
A tecnologia tornou essa prática possível, por meio de recursos e ferramentas como o Skype for Business, Microsoft Teams e o Zoom. E quanto aos resultados? Como tornar as reuniões a distância mais produtivas? É o que veremos no texto a seguir.

Reuniões a distância

Antes mesmo da instância do distanciamento social, imposta pela pandemia do Covid-19, muitas organizações já utilizavam a prática de reuniões feitas remotamente como forma de agilizar decisões, quando da impossibilidade de alocar todos os interessados no mesmo lugar.
Isso porque a modalidade de trabalho em casa – o home office – também começou a ser testado com sucesso. Assim, fazer reuniões tendo a tecnologia como mediadora tornou-se uma prática cada vez mais comum e, hoje em dia, premente.
É preciso, no entanto, verificar a real necessidade de se fazer uma reunião. Muitas vezes uma simples troca de e-mails pode resolver a situação, gerando o resultado desejado.

Verificada a necessidade de se fazer uma reunião e sendo ela a distância, seguem algumas estratégias a fim de que ela seja produtiva para todos os participantes.

– Avise todos os interessados com antecedência, para que possam se preparar tanto em relação ao assunto a ser tratado quanto aos equipamentos e recursos necessários. Além disso, é importante respeitar os horários, atentando para os diferentes fusos. O ideal é acatar ao máximo o período do expediente normal.

– Garanta que todos os participantes tenham acesso ao recurso utilizado para os encontros, fornecendo-os e auxiliando os colaboradores na instalação de equipamentos e ferramentas.

– Certifique-se, no início da reunião, de que todos estejam se ouvindo e se entendendo, para evitar falhas de comunicação e mal-entendidos.

– Prepare uma pauta bem definida, assim como a dinâmica da reunião. Dessa maneira, todos saberão ao que devem se ater, qual o momento de intervir e de levantar questões. Essa prática permite uma melhor organização, o que economiza tempo.

– Esforce-se para que todos os integrantes participem ativamente do encontro.
Faça perguntas, peça sugestões; enfim, inclua os colaboradores nesse momento.

– Use a tecnologia para documentar a reunião, por meio de um sistema de nuvem, ao qual todos os participantes tenham acesso à ata, podendo ler, discutir e aprovar o documento. Da mesma maneira, há plataformas de assinatura eletrônica e, assim, os integrantes do time podem registrar sua participação no encontro.
– Fomente o compartilhamento de informações entre os colaboradores, de modo que haja um movimento de colaboração coletiva, sedimentando, assim, a percepção de que mesmo longe, todos fazem parte de uma equipe coesa.

Reuniões a distância são uma prática interessante para as empresas que têm o home office como realidade, assim como para contatar parceiros de negócios com economia de tempo e redução de custos. É possível obter ótimos resultados com essa prática ao seguir os passos indicados neste texto. Faça uso dessas estratégias em suas próximas reuniões e confira que é perfeitamente possível torná-las mais produtivas. Ao trabalho!

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